Uporządkowanie obiegu dokumentacji w firmie
- zmniejszenie czasu potrzebnego na wyszukanie dokumentu,
- szybkie wyświetlenie zawartości dokumentu,
- eliminacja przypadków zagubienia lub zniszczenia pisma,
- szybki podgląd obiegu dokumentu w obrębie organizacji,
- zamieszczanie informacji o dokumencie w formie notatek, wytycznych.
Skrócenie czasu potrzebnego na załatwienie sprawy
- stały dostęp do dokumentów źródłowych dla wszystkich zainteresowanych osób,
- identyfikację osoby odpowiedzialnej za prowadzenie sprawy,
- system uprawnień dla użytkowników biorących udział w sprawie,
- szybka weryfikacja stanu załatwienia sprawy.
Centralna baza klientów
Centralna baza klientów dostępna dla każdego uprawnionego pracownika
firmy niezależnie od pełnionej roli.
Centralna baza danych wszelkich wartościowych informacji dotyczących
klienta, dostępna zawsze pod ręką, ale równocześnie nie narażona na
kradzież.
Centralna baza wiedzy i informacji firmowych
Wydajne narzędzie komunikacji wewnątrz firmy, powodujące
równocześnie zapisywanie w jednym miejscu wszystkich ważnych
informacji.
Doskonałe narzędzie organizacji czasu pracy
Kalendarz, Lista zadań, Plan dnia - razem z możliwością określania
klienta lub sprawy daje poczucie kontroli nad swoim czasem pracy i
możliwość jego efektywnego wykorzystania
Przeciwdziałanie wypieraniu się swoich działań
Ochrona przed wypieraniem się swoich działać (ang. non-repuation) polega na zagwarantowaniu odpowiedzialności
użytkowników za swe czyny podejmowane w ramach czynności służbowych .
Bezpieczna archiwizacja danych
Poprzez przechowywanie plików pism, maili i innych dokumentów w centralnej bazie danych, podlegającej codziennej
archiwizacji zapewniona zostaje ciągłość i bezpieczeńśtwo informacji każdego stanowiska pracy.
Zarządzanie przywilejami
Mechanizmy te pozwalają określić co każdy użtytkownik może zobaczyć i co może zrobić w danym środowisku.
W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów środowiskiem tym jest po prostu Firma lub instytucja.
Wdrożenie systemu wymusza więc naturalny proces określenia dokładnych ról każdego z pracowników.
Bezpieczne datowanie
Elektroniczne przekazywanie poleceń służbowych oraz raportowania ich
załatwienia (realizowanej w formie krótkich notatek służbowych
lub wiadomości typu chat) jest automatycznie datowane, co wymusza
większą terminowość i pozwala na skuteczną kontrolę
Wdrożenie jako narzędzie zarządzania systemem organizacji pracy
Jeden ze sposobów na przeprowadzenie reorganizacji firmy w celu poprawy
jej funkcjonowania (Podczas wdrożenia mimowolnie zostają określone
procesy zachodzące w firmie, następuje podział ról itp.)
Nowoczesność i najnowsze trendy w Twojej firmie
Nowoczesne i innowacyjne firmy posiadają Elektroniczny obieg
informacji, dzięki któremu pełniej wykorzystują zdobycze technologiczne
XXI wieku.
