UCZELNIABIBLIOTEKAshutterstock_94325839

Skąd wynika potrzeba wdrożenia nowego rodzaju systemów?

  • Konieczność opanowania zwiększającej się ilości dokumentów i spraw
  • Reakcja na nowe formy komunikacji (email, serwisy www)
  • Gromadzenie informacji w różnej formie (pisma, emaile, pliki, kalendarze) w rozproszonych lokalizacjach‏ powoduje trudności z ich odszukiwaniem
  • Informacjom brakuje wspólnego mianownika
  • Rozproszenie i zwiększona mobilność pracowników

Jakie są podstawowe wymagania dla systemu DMS?

  • Udostępnia wygodny, dostępny interfejs wprowadzania informacji i przetwarzania dokumentów
  • Udostępnia mechanizm konfigurowania ścieżek obiegu dokumentów (workflow)
  • Umożliwia szybki dostęp do gromadzonych danych poprzez przynajmniej dwa równorzędne wymiary: kontrahent i sprawa
  • Udostępnia informacje o wszystkich szczegółach związanych z obiegiem
  • Wspiera pracę grupową – wymianę informacji i zadań

Najważniejsze cechy systemu eDokumenty

  • Interfejs www klasy RIA (Rich Internet Application) wykonany w technologii AJAX – szybki i prosty w obsłudze
  • Zaawansowana czterowarstwowa architektura – skalowalność, łatwość rozbudowy, dostęp poprzez API w technologii WebServices
  • Moduł workflow zgodny z BPMN – możliwość modelowania procesów biznesowych poprzez wbudowany graficzny modeler
  • Bogata wbudowana funkcjonalność oraz bardzo duże możliwości kastomizacji

Funkcjonalność dla Uczelni

  • Wydajna i zaawansowana obsługa kancelarii, sekretariatów katedr i innych miejsc wpływu dokumentów
  • Obsługa elektronicznego obiegu dokumentów – ad hoc oraz workflow w dowolnym zakresie np.:
  • Faktury
  • Wnioski urlopowe
  • Karty obiegowe
  • Kontrola i wersjonowanie załączników do dokumentów, śledzenie historii zmian

oraz wiele innych m.in.:

  • Integracja z zewnętrznymi systemami (ERP, uczelniane, systemy kontroli wydruku)
  • Obsługa archiwum zakładowego
  • Obsługa rejestrów i spraw (np. umów, projektów, powiązanych dokumentów)
  • Obsługa kalendarzy (możliwość synchronizacji z urządzeniami mobilnymi poprzez SyncML)
  • Obsługa email (poprzez protokół IMAP) – nie wyklucza korzystania z poczty z innych źródeł (webmail, smartfon, tablet)

Zalety systemu eDokumenty

  • Przejrzysty i zrozumiały dla każdego pracownika interfejs użytkownika – Rich Internet Application
  • Nowoczesna architektura i webowy interfejs – AJAX
  • Bardzo duże możliwości kastomizacji – XML
  • Zaawansowane możliwości integracji z innymi systemami (zapis, odczyt poprzez API – SOAP)
  • Wiele dodatków: kalendarze, komunikator, dyskusje, harmonogramowanie metodą Gantta, OCR)
  • Otwarte i skalowalne technologie: PostgreSQL, Apache, PHP (możliwość wyboru platformy OS)

Dodatkowe korzyści

  • System informacyjny umożliwia wprowadzenie na uczelni nowoczesnych sposobów zarządzania i współpracy
  • Wsparcie współdziałania poszczególnych zespołów badawczych i osób kooperujących
  • Przeciwdziałanie wypieraniu się swoich działań (ang. non-repudation) zagwarantowanie odpowiedzialności użytkowników za swe czyny podejmowane w ramach czynności służbowych
  • Wsparcie zarządzania systemem ISO
  • Wiele innych…

Zapraszamy do współpracy wszystkie uczelnie zainteresowane wdrożeniem tego rodzaju systemu jak również wykorzystaniem systemu do celów edukacyjnych. Wdrożenia realizujemy z naszymi partnerami technologicznymi od lat pracującymi w branży szkolnictwa wyższego.