Skąd wynika potrzeba wdrożenia nowego rodzaju systemów?

• Konieczność opanowania zwiększającej się ilości dokumentów i spraw
• Reakcja na nowe formy komunikacji (email, serwisy www)
• Gromadzenie informacji w różnej formie (pisma, emaile, pliki, kalendarze) w rozproszonych lokalizacjach‏ powoduje trudności z ich odszukiwaniem
• Informacjom brakuje wspólnego mianownika
• Rozproszenie i zwiększona mobilność pracowników

Jakie są podstawowe wymagania dla systemu DMS?

• Udostępnia wygodny, dostępny interfejs wprowadzania informacji i przetwarzania dokumentów
• Udostępnia mechanizm konfigurowania ścieżek obiegu dokumentów (workflow)
• Umożliwia szybki dostęp do gromadzonych danych poprzez przynajmniej dwa równorzędne wymiary: kontrahent i sprawa
• Udostępnia informacje o wszystkich szczegółach związanych z obiegiem
• Wspiera pracę grupową – wymianę informacji i zadań

Najważniejsze cechy systemu eDokumenty

• Interfejs www klasy RIA (Rich Internet Application) wykonany w technologii AJAX – szybki i prosty w obsłudze
• Zaawansowana czterowarstwowa architektura – skalowalność, łatwość rozbudowy, dostęp poprzez API w technologii WebServices
• Moduł workflow zgodny z BPMN – możliwość modelowania procesów biznesowych poprzez wbudowany graficzny modeler
• Bogata wbudowana funkcjonalność oraz bardzo duże możliwości kastomizacji

Funkcjonalność dla Uczelni

• Wydajna i zaawansowana obsługa kancelarii, sekretariatów katedr i innych miejsc wpływu dokumentów
• Obsługa elektronicznego obiegu dokumentów – ad hoc oraz workflow w dowolnym zakresie np.:
• Faktury
• Wnioski urlopowe
• Karty obiegowe
• Kontrola i wersjonowanie załączników do dokumentów, śledzenie historii zmian

oraz wiele innych m.in.:

• Integracja z zewnętrznymi systemami (ERP, uczelniane, systemy kontroli wydruku)
• Obsługa archiwum zakładowego
• Obsługa rejestrów i spraw (np. umów, projektów, powiązanych dokumentów)
• Obsługa kalendarzy (możliwość synchronizacji z urządzeniami mobilnymi poprzez SyncML)
• Obsługa email (poprzez protokół IMAP) – nie wyklucza korzystania z poczty z innych źródeł (webmail, smartfon, tablet)

Zalety systemu eDokumenty

• Przejrzysty i zrozumiały dla każdego pracownika interfejs użytkownika – Rich Internet Application
• Nowoczesna architektura i webowy interfejs – AJAX
• Bardzo duże możliwości kastomizacji – XML
• Zaawansowane możliwości integracji z innymi systemami (zapis, odczyt poprzez API – SOAP)
• Wiele dodatków: kalendarze, komunikator, dyskusje, harmonogramowanie metodą Gantta, OCR)
• Otwarte i skalowalne technologie: PostgreSQL, Apache, PHP (możliwość wyboru platformy OS)

Dodatkowe korzyści

• System informacyjny umożliwia wprowadzenie na uczelni nowoczesnych sposobów zarządzania i współpracy
• Wsparcie współdziałania poszczególnych zespołów badawczych i osób kooperujących
• Przeciwdziałanie wypieraniu się swoich działań (ang. non-repudation) zagwarantowanie odpowiedzialności użytkowników za swe czyny podejmowane w ramach czynności służbowych
• Wsparcie zarządzania systemem ISO
• Wiele innych…

Zapraszamy do współpracy wszystkie uczelnie zainteresowane wdrożeniem tego rodzaju systemu jak również wykorzystaniem systemu do celów edukacyjnych. Wdrożenia realizujemy z naszymi partnerami technologicznymi od lat pracującymi w branży szkolnictwa wyższego.